Die Registrierkasse in der Arztpraxis: Was ist beim laufenden Betrieb zu beachten?
Die Einkünfte selbständiger Ärzte sind betriebliche Einkünfte. So sind Barumsätze, wenn z. B. das Privathonorar bar, mit Bankomat oder Kreditkarte unmittelbar vor Ort in der Praxis bezahlt wird, unter bestimmten Voraussetzungen in einer Registrierkasse mit Sicherheitseinheit zu erfassen. Erleichterungen gibt es bei Hausbesuchen von Ärzten – hier ist ein Beleg auszustellen, der ohne unnötigen Aufschub nach Rückkehr in die Betriebsstätte in der Registrierkasse zu erfassen ist.
Sobald Sie als Arzt also,
- geklärt haben, ob Sie eine Registrierkasse benötigen,
- geklärt haben, welche Umsätze wann zu erfassen sind,
- die Registrierkasse angeschafft haben,
- diese samt der Sicherheitseinheit bei der Finanz registriert und in Betrieb genommen haben und
- den Startbeleg erstellt und geprüft haben,
beginnt der laufende Betrieb der Kasse. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht zu den wichtigsten Bestimmungen dazu. Je nach Kassentyp kann es sein, dass einzelne Maßnahmen manuell erledigt werden müssen oder vollautomatisch von der Kasse selbst durchgeführt werden.
Welche Kontrollbelege und Sicherungen müssen erstellt werden?
- Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler) und zu speichern.
- Zu jedem Ende eines Kalenderjahres muss ein Jahresabschluss ausgedruckt, mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums geprüft und aufbewahrt werden.
- Zumindest quartalsweise ist das vollständige Datenerfassungsprotokoll extern zu speichern und aufzubewahren.
Was ist bei einem Ausfall der Sicherheitseinheit zu tun?
Ist die Erfassung auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Sicherheitseinheit nicht möglich, verwenden Sie für die zwischenzeitlichen Barumsätze die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ mit einem entsprechenden Vermerk am Beleg. Nach der Reparatur ist über diese Belege ein Sammelbeleg mit Betrag Null zu erstellen und zu speichern. Wenn die Sicherheitseinheit nicht nur vorübergehend (laut BMF für mehr als 48 Stunden) ausfällt, müssen Beginn und Ende des Ausfalls ohne unnötigen Aufschub (laut BMF binnen einer Woche) über FinanzOnline gemeldet werden.
Was ist bei einem Ausfall der Registrierkasse zu tun?
Zur Fehlerbehebung wenden Sie sich am besten an den Kassenhersteller. Wenn keine andere funktionierende Kasse vorhanden ist, nehmen Sie die Ausstellung der Belege samt Zweitschrift händisch vor. Die händischen Zweitschriften sind nach der Reparatur nachzuerfassen (eine Bezugnahme auf den händischen Beleg ist laut BMF ausreichend) und aufzubewahren.
Ist die Reparatur nicht möglich oder sind Daten beschädigt, muss das alte Datenerfassungsprotokoll gesichert werden und die Registrierkasse außer Betrieb genommen werden. Eine neuerliche Inbetriebnahme ist erforderlich. Wenn die Registrierkasse nicht nur vorübergehend ausfällt (laut BMF für mehr als 48 Stunden), müssen Beginn und Ende des Ausfalls und eine allfällige Außerbetriebnahme ohne unnötigen Aufschub (laut BMF binnen einer Woche) über FinanzOnline gemeldet werden.
Was ist bei geplanter Außerbetriebnahme der Registrierkasse zu tun?
Erstellen Sie einen Schlussbeleg mit Betrag Null, sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll und bewahren Sie beides auf. Melden Sie die Außerbetriebnahme (laut BMF binnen einer Woche) mittels FinanzOnline.
Stand: 24. Mai 2022
